Informace pro koordinátory
Jak se zapojit do programu Erasmus+?
Aktivity programu Erasmus+ probíhají na základě mezi-institucionálních smluv konkrétních pracovišť (kateder, ústavů) partnerských institucí. Mezi-institucionální smlouvy stanovují počty studentů a akademických, případně dalších pracovníků, které si obě pracoviště hodlají každoročně vyměňovat, délku jejich pobytu na přijímající instituci a obor, ve kterém bude spolupráce probíhat.
Mezi-institucionální smlouva není nutná v případě, že partnerem není vysokoškolská instituce – například pro pracovní stáže studentů nebo školení zaměstnanců v podniku.
Dohody je možné uzavírat kdykoliv, finanční podpora je ale zaručena pouze aktivitám v rámci smluv, jejichž kvalitně naskenované kopie budou doručeny institucionálnímu koordinátorovi programu Erasmus+ vždy do 1. února roku, ve kterém mají být aktivity zahájeny.
Jak uzavřít novou mezi-institucionální smlouvu
Mezi-institucionální smlouvy uzavírá katedra/ústav UP, podepisuje ze strany UP vždy děkan příslušné fakulty, na zahraničních univerzitách je praxe různá (rektor, prorektor, děkan, institucionální koordinátor programu Erasmus).
Před uzavřením smlouvy je třeba ověřit, zda je partnerská instituce držitelem Erasmus University Charter. V případě pochybností kontaktujte institucionálního koordinátora, Mgr. Yvonu Vyhnánkovou na Zahraničním oddělení UP.
Pro mezi-institucionální smlouvy doporučujeme použít modelový formulář viz Inter-institutional Agreement Programme Countries. V sekci Dokumenty pro koordinátory naleznete také číselníky oborů a další informace potřebné k uzavření smlouvy. Je také možné použít formuláře partnerské instituce, měl by však obsahovat minimálně stejné údaje jako formulář UP.
Podmínky mobilit většinou dohodne konkrétní akademický pracovník katedry/ústavu, který je pak garantem aktivit v rámci této smlouvy. Před uzavřením smlouvy je třeba dohodnout s partnerskou institucí zejména:
- Počet vyměňovaných studentů/zaměstnanců
- Délku jejich pobytu (v závislosti na délce semestru nebo jiného studijního celku)
- Obor a náplň studia (dostupné kurzy, jazyk výuky apod.) nebo výuky
- Další podmínky pobytu studentů a zaměstnanců (ubytování, služby, náklady)
V případě nejasností při přípravě dohody se obraťte na ZO UP, Mgr. Yvonu Vyhnánkovou.
Obnovení stávajících smluv:
Vždy k 1. únoru musí být existující smlouvy obnoveny (pokud jejich platnost končí), případně potvrzeno jejich pokračování na další akademický rok. Vždy je třeba informovat ZO UP.
Administrace mobilit studentů
Pro administraci mobilit studentů UP v rámci programu Erasmus+ slouží online aplikace, vyvinutá CVT UP ve spolupráci se Zahraničním oddělením UP. Tato aplikace je dostupná na adrese www.mobility.upol.cz. Na úvodní straně je dostupný návod na užívání aplikace.
Aplikace umožňuje evidenci platných bilaterálních smluv, administraci výběrových řízení pro studijní pobyty i evidenci mobilit včetně evidence v IS STAG.
Aplikace je přístupná všem studentům i zaměstnancům UP po přihlášení stejnými přihlašovacími údaji jako do Portálu UP. Dostupné funkcionality aplikace pak závisí na přidělené roli. Každý administrátor – koordinátor aktivit programu Erasmus+ na úrovni fakulty nebo katedry musí být proškolen v užívání aplikace. Proškolení zajistí CVT UP.
Kontaktní osoba:
Mgr. Tomáš Babůrek
e-mail: tomas.baburek@upol.cz
telefon: 585 631 839
Služby poskytované Zahraničním oddělení UP účastníkům programu Erasmus+
Zahraniční oddělení UP zajišťuje administraci programu Erasmus+ a poskytuje služby účastníkům programu zejména v těchto oblastech:
Přijíždějící studenti:
- Zpracovává přihlášky - zajistí potvrzení přijetí katedrou, konzultuje s katedrou navrhovaný plán studia, zašle studentovi potvrzení o přijetí.
- Zajistí studentovi ubytování na kolejích.
- Zajistí studentovi vydání identifikační karty.
- Organizuje úvodní týden před začátkem každého semestru.
- Zajistí kontakt studenta s přijímající katedrou.
- V případě problémů působí jako zprostředkovatel jednání mezi studentem a UP, případně SKaM.
Vyjíždějící studenti:
- Poskytuje informace o možnostech studia/praktických stáží v zahraničí formou individuálních konzultací nebo informačních schůzek se zájemci na fakultě/katedře.
- Poskytuje informace o partnerských institucích. Jsou k dispozici katalogy partnerských univerzit i závěrečné zprávy absolventů studijních pobytů/praktických stáží.
- Informuje studenty o konkrétním postupu při zajišťování studijního pobytu/praktické stáže.
- Zprostředkovává kontakt mezi studentem a partnerskou institucí.
- Zajišťuje přidělení a výplatu stipendia.
Akademičtí pracovníci, zaměstnanci:
- Poskytuje informace o možnostech aktivit v rámci programu.
- Poskytuje pomoc při přípravě a uzavírání bilaterálních dohod včetně pomoci při hledání partnerů.
- Poskytuje administrativní podporu aktivitám kateder.