Mezinárodní kreditová mobilita (KA107/171)

Kontaktní osoba na UP

• Mgr. Eva Ohnisková, DiS. – koordinátorka studentských mobilit - studijních pobytů

• Mgr. Marie Raková - kooridnátorka studentských mobilit - praktických stáží

Za jakých podmínek se může student programu zúčastnit?

• Realizace je možná výhradně na základě platné meziinstitucionální dohody.
• Student je zapsaný do akreditovaného studijního programu na UP (bakalářský, magisterský nebo doktorský studijní program).
• Student řádně ukončil minimálně první ročník studia na VŠ (forma prezenční, kombinovaná i distanční).
• Délka studijního pobytu je stanovena na minimálně 3 měsíce (trimestr), maximálně 12 měsíců – vždy v rámci jednoho studijního cyklu (tzn. součet všech studijních pobytů Erasmus+ a praktických stáží Erasmus+ v dané úrovni studia nepřesáhne 12 měsíců).
• Student musí být po celou dobu plánovaného pobytu v zahraničí studentem UP (před výjezdem do zahraničí nebo během studijního pobytu není možné studium na UP ukončit nebo přerušit).
• Výběrová kritéria musí: proběhnout na úrovni VŠ, být transparentní, rovná, srozumitelná, dokumentovaná a veřejná.
• U tohoto projektu neplatí OLS (Only Language Support) – Online jazyková podpora.

Co musím jako student udělat, pokud se chci na program přihlásit?

• Neprve zjistit, jak je program organizován na dané fakultě. Následně kontaktovat referentku zahraničního oddělení na děkanátu příslušné fakulty. Seznam kontaktů viz tabulka níže.
• V případě, že znám jméno koordinátora programu na katedře, obrátím se přímo na katedru. Důležité je zjistit, jestli má fakulta/katedra dohodu nebo dohody o výměně studentů odpovídající mému předmětu studia a jazykovým znalostem.
• Informuji se o podmínkách a termínu výběrového řízení. Kritéria a termín si stanoví každá fakulta/katedra sama.
• Zjistit si vliv a dopady studia v zahraničí na mé studium na UP (uznání kurzů absolvovaných v zahraničí, potřeba rozložení studia, individuální studijní plán).
• Po vyhlášení výsledků výběrového řízení postupovat podle dalších pokynů viz sekce níže: Instrukce pro nominované studenty.

Stipendium

• Stipendium programu Erasmus+ je určeno na pokrytí části nákladů souvisejících se studijním pobytem a představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí.
• Stipendium vyplácí ekonomické oddělení RUP z finančních prostředků Erasmus+, projektu Mezinárodní kreditová mobilita.
• Stipendium se skládá ze 2 složek – pobytové náklady a cestovní náklady.
• Výše stipendia u vyjíždějících studentů je 700 EUR/měsíc.
• Pro účel výpočtu stipendia se za jeden měsíc považuje 30 dní. Pokud není dodrženo trvání studijního pobytu v délce celých měsíců, je stipendium na poslední měsíc vypočítáno podle počtu dní, kdy jeden den = 1/30 měsíční sazby.
• Cestovní náklady se odvíjí od vzdálenosti cílové destinace:

• Stipendium se vyplácí na základě podpisu Účastnické smlouvy – před výjezdem. Dle předchozí domluvy je ve výjimečných případech možné vyplatit i za jiných podmínek.
• Stipendium je převedeno jednorázovou platbou na bankovní účet studenta (doporučujeme účet u české banky v EUR, jelikož stipendium je vyplaceno v EUR).
• Finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU. Student nemůže být současně příjemcem stipendia Erasmus Mundus (Joint Master Degree) a Erasmus+.

Pojištění

• Cestovní pojištění hradí Univerzita Palackého v Olomouci.
• Podmínky jsou totožné s klasickými výjezdy u programu Erasmus+. Viz stránka Cestovní pojištění.
• Každý student je povinnen před svým výjezdem uzavřít cestovní pojištění.
• Dodatečné/Nadstandartní pojištění si zařizuje a hradí student sám.

Vízová povinnost

• Informace týkající se vízové povinnosti jsou k nalezení na stránkách Ministerstva zahraničních věcí České republiky.
• Doporučujeme se informovat o vízových povinnostech v dostatečném předstihu před výjezdem.

Akademické uznávání

• Během studijního pobytu Erasmus+ je nutné získat nejméně 20 ECTS kreditů za každý semestr studia. Tato podmínka platí pro bakalářský a magisterský stupeň studia.
• Doporučený počet kreditů ve studijním plánu je 20‐30 ECTS kreditů na semestr. V případě, že student nesplní podmínky definované článkem č. 6 tzv. Účastnické smlouvy pro studijní pobyty Erasmus+ a nesplní tak minimální požadavky s ohledem na počet získaných ECTS kreditů, bude požádán o vrácení části přiděleného finančního příspěvku. To neplatí v případě, že studentovi zabránila ve splnění minimálních požadavků nepředvídatelná situace nebo událost, kterou nemohl ovlivnit a o které neprodleně informoval koordinátora programu na UP. Výše požadované částky bude stanovena jako poměrná část skutečně získaných kreditů za daný semestr studijního pobytu a minimálního počtu ECTS kreditů na semestr.
• Doporučený počet kreditů u doktorského studia není stanoven. Doktorandi musí po ukončení studijního pobytu doložit tzv. Potvrzení školitele.
• Většina univerzit mimo EU nevyužívá ECTS a proto je zapotřebí se dopředu domluvit se svým katederním/fakultním koordinátorem na způsobu přepočítání dosažených kreditů. Pozor - v Learning Agreementu se uvádí již přepočítané ECTS kredity!

Podpora pro účastníka se specifickými potřebami

Stejný postup jako u klasického Erasmus+.

Před výjezdem

Je zapotřebí, aby se student přihlásil na výběrové řízení skrze aplikaci www.mobility.upol.cz a poté prošel řádným výběrovým řízením na dané fakultě. Neplatí pro studenty FF UP, ti řeší svůj výjezd ve STAGu. V případě, že student splní potřebné požadavky a bude nominovaný na svůj studijní pobyt, tak se mu ozve koordinátorka ze ZO RUP a sdělí mu následující kroky.

Student musí před svým výjezdem odevzdat/zaslat na ZO RUP následující dokumenty (studenti FF odevzdávají pouze body 2, 4, 5, zbylé dokumenty nahrávají do STAGu):

1. Přihláška ke studiu v zahraničí
2. Akceptační dopis od zahraniční univerzity (musí obsahovat konkrétní data nástupu a ukončení studia, počítá se vč. orientačních dní a zkoušek)
3. Learning Agreement (pozor na správné vyplnění kontaktů v hlavičce dokumentu, tabulky A i tabulky B)
4. Prohlášení o bankovním účtu
5. Účastnická smlouva (k nahlédnutí v sekci Dokumenty, sestavuje a podepisuje se na osobní schůzce s koordinátorkou na ZO RUP)

Při podpisu Účastnické smlouvy student obdrží Erasmus+ Charta studenta a Všeobecné podmínky a dostane informaci o tom, jakým způsobem si sjednat Cestovní pojištění.

V průběhu pobytu

• Neprodleně informuje ZO RUP o všech změnách (zkrácení nebo prodloužení pobytu) a případných problémech s plněním studijních povinností. O změnách informuje student také katederního a fakultního koordinátora a zajistí si přepis předmětů ve STAGu.
• V případě změn ve studijní smlouvě (Learning Agreement) vyplní student část formuláře During the Mobility (Changes to the learning agreement), nechá ho potvrdit hostitelskou institucí, koordinátorem z domovské fakulty/katedry (ústavu) a zajistí předání kopie na ZO RUP. Změny musí být schváleny do 30 dní od zahájení studijního pobytu, resp. od zahájení výuky.

Prodloužení pobytu

Studijní pobyt je možno prodloužit pouze v rámci jednoho akademického roku, pokud to povolují vnitřní předpisy vysílající instituce, a pokud jsou splněny následující podmínky:

Po ukončení pobytu

Student musí po návratu ze studijního pobytu splnit několik náležitostí:

• Vyplnit Závěrečnou zprávu studenta formou online dotazníku do evropské databáze Mobility Tool+. Po skončení pobytu přijde studentovi e-mail s výzvou k vyplnění zprávy. Zadání závěrečné zprávy je podmínkou pro čerpání finančního příspěvku Erasmus+.
• Doručit originál Potvrzení o délce studia (Confirmation of Erasmus+ study period) vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení studia. Nemá-li přijímající instituce k dispozici požadovaný formulář, využijte náš v sekci Dokumenty. Potvrzení o délce studia musí být vystavené až na konci studijního pobytu (max. 3 dny před datem ukončení uvedeným v Účastnické smlouvě).
• Doručit Přehled dosažených výsledků studia (Transcript of Records) vydaný a potvrzený přijímající organizací obsahující jméno účastníka a výsledky studia. Studenti doktorských studijních programů dokládají Potvrzení školitele popisující studijní náplň během studijního pobytu. Tento dokument doručí do 1 měsíce od skončení studijního pobytu na ZO RUP. Datum poslední vykonané zkoušky musí být totožné s datem ukončení uvedeným v Účastnické smlouvě. Datum vystavení Transcript of Records/Potvrzení školitele musí být totožné (nebo pozdější) s datem uvedeným jako datum ukončení mobility v Účastnické smlouvě.
• Na fakultě/katedře zajistit uznání absolvovaných kurzů. Uznání předem schváleného plánu studia je podmínkou programu Erasmus+, student o uznání žádá i v případě, že mu kredity pro ukončení studia na UP nechybí! 

Kontaktní osoba na UP

• Petra Soldánová – koordinátor zaměstnaneckých mobilit

COVID-19 doporučení

• Informace ohledně cestovního pojištění UP s ohledem na COVID 19 naleznete zde.
• V době pandemie COVID-19 lze mobility v rámci programu Erasmus+ plánovat a realizovat v následujících typech:
  • fyzická – realizovaná fyzicky na partnerské instituci v prezenční podobě (vzniká nárok na vyplacení/čerpání grantu ve formě jednotkových příspěvků)
  • kombinovaná – částečně realizovaná fyzicky na partnerské instituci, částečně realizovaná virtuálně (nárok na grant vzniká pouze za fyzickou část mobility ve formě jednotkových příspěvků, momentálně uznatelná pouze u studentských mobilit)
  • online – realizovaná fyzicky na partnerské instituci ovšem v podobě online (vzniká nárok na čerpání grantu ve formě jednotkových příspěvků). Primárně může vzniknout za náhle vzniklých pandemických okolností.
• virtuální – realizovaná ve virtuální podobě z domovské instituce (nevzniká nárok na vyplacení grantu).
• Schválení mobility je v kompetenci katedry, která je řešitelem dílčího projektu, a ZO RUP. Postupuje se podle plánu pro řízení rizik UP, vyhodnocení aktuální situace a možností přijímající/partnerské instituce. Těmto záměrům je nadřazené případné rozhodnutí vlády ČR o podmínkách cestování pro VŠ studenty a pracovníky, příp. rozhodnutí zahraničních autorit.
• V případě nastalé vyšší moci není možné akceptovat čestná prohlášení a podobná neformální potvrzení. Pro uplatnění vynaložených nákladů, které vznikly zásahem vyšší moci, je nutno uschovávat všechny relevantní podpůrné doklady již od zahájení příprav na mobilitu. Tyto dokumenty musí být prokazatelné a ověřitelné.

Účastník mobility bude muset doložit a prokázat, že z jeho strany byla přijata veškerá možná opatření, aby finanční ztráty byly minimalizovány.

• V rámci hospodárnosti využití prostředků grantu Erasmus+ je nutno zajistit minimalizaci případných ztrát s ohledem na riziko, které se dá předpokládat, např.:
  • vhodné pojištění při zakoupení letenek (možnost storna);
  • pořízení flexibilní letenky s možností změny termínu;
  • pořízení ubytování formou „platba na místě“, nikoliv dopředu, případně využití možnosti storna bez finančních ztrát.

Test na COVID-19 je v rámci programu Erasmus+ možno nárokovat pouze, pokud povinnost absolvovat test nastane náhle. V tomto případě je nutno doložit oficiálním dokumentem, že tato povinnost nastala, jasně uvést její důvod a doložit fakturu/příjmový doklad. Bez doložení všech náležitostí nebude možno úhradu za test nárokovat. Pokud je účastníkovi mobility známa povinnost testu na COVID-19 před odjezdem na mobilitu, není možno jeho úhradu nárokovat.

Aktuální informace ohledně COVID-19 situace a možnosti vyřízení víz prosím sledujte na těchto odkazech:

• https://www.upol.cz/en/covid-19/ 
• https://koronavirus.mzcr.cz/en/ 

Kvalifikační podmínky

• Vyjíždějící zaměstnanec musí mít na UP pracovní poměr. Zaměstnanec, vyjíždějící na výukový pobyt musí mít na UP pracovní poměr v rámci pracovní smlouvy jako akademický pracovník. Výše úvazku nerozhoduje.
• Zájemci o výukový pobyt nebo školení by musí projít výběrovým řízením na vysílající katedře/fakultě. Kritéria výběru jsou zcela v kompetenci katedry/fakulty, musí však být transparentní a spravedlivá.
• Za dodržení kvalifikačních podmínek a průběh výběrového řízení odpovídá vysílající katedra/fakulta, tedy pracoviště, které je řešitelem dílčího projektu.
• Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+ dokládá vždy pracoviště, které je řešitelem daného dílčího projektu a to i v případě, že poskytne možnost realizovat mobilitu v rámci daného projektu jinému pracovišti.
• ZO RUP je nutno doložit „Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+“ vždy do 30. 11. na následující letní semestr a do 31. 7. na následující zimní semestr. V rámci těchto termínů zašlete také informace ohledně plánovaných mobilit přijíždějících účastníků.

Rozsah a forma výuky

• Minimální délka pobytu je 5 pracovních dnů, maximální 2 měsíce (60 dnů).
• Během výukového pobytu musí zaměstnanec absolvovat výuku v předem dohodnutém oboru a to formou přednášek, seminářů, praktické výuky, případně konzultací se studenty. Výuka by měla být součástí studijního programu na přijímající instituci.
• Minimální rozsah výuky je 8 hodin za týden (5 pracovních dní), v případě delšího pobytu se rozsah výuky navyšuje za každý den následovně: 8hod/5 x počet dnů (1,6 hodiny na den).
• Forma školení není předepsána, může se jednat o studijní návštěvu partnerského pracoviště, stínování pracovníka, pořádání kurzu/účast na kurzech školení a podobně. Podmínkou je získání nových znalostí a dovedností uplatnitelných na domácím pracovišti či uplatněných kolegy na pracovišti partnerské instituce.
• Rozsah školení by měl odpovídat stanovenému programu školení a měl by být dostatečný k dosažení cílů školení.
• Účast na konferenci není uznatelnou formou mobility školení ani pobytu výukového.

Mobility Agreement

• Před cestou je třeba připravit a potvrdit formulář pro program výuky/školení Mobility Agreement.
• Formulář musí být plně vyplněn a schválen (podepsán) všemi stranami:
  • účastník mobility - podpis zaměstnance UP vyjíždějícího na výuku/školení.
  • vysílající instituce - podpis Erasmus+ koordinátora na katedře nebo fakultě, která je řešitelem dílčího projektu.
  • přijímající instituce - podpis zahraničního koordinátora.
• Výukový program vyplňujte anglicky.

• Řádně vyplněný a podepsaný formulář Mobility Agreement odevzdá zaměstnanec na ZO RUP nejpozději 2 týdny před plánovaným odjezdem do zahraničí a domluví si schůzku k uzavření Účastnické smlouvy. Totéž platí pro přijíždějící účastníky mobilit, kteří spolu s Mobility Agreementem musejí zaslat potvrzení o platném zdravotním a cestovním pojištění.
• Plánovanou dobou mobility jsou dny mobility – první a poslední den mobility jsou dny, kdy je vyžadována účast zaměstnance na pracovišti, jedná se tedy o dny „bez cesty“. Požadujete-li financování dnů na cestu, zaškrtněte příslušná políčka, nárok na financování je max. 1 den bezprostředně předcházející prvnímu dnu mobility a 1 den bezprostředně následující po posledním dnu mobility.
• Plně vyplněný formulář opatřený podpisy všech stran je v případě potřeby možné dodat formou kvalitního skenu.

Účastnická smlouva

• Před cestou musí zaměstnanec podepsat na ZO RUP Účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména data cesty, rozsah výuky/školení a finanční limity pro cestu.
• Jakékoliv změny v detailech mobility, které nastanou po podpisu účastnické smlouvy je nutno neprodleně oznámit a konzultovat s ZO RUP.

Finanční podpora

• Finanční příspěvek je poskytován výhradně na dny, kdy účastník mobility koná výukovou činnost/probíhá školení – tedy tzv. „dny mobility“. Nárok na financování vzniká také na dny cesty a to 1 den bezprostředně před mobilitou a 1 den bezprostředně navazující na mobilitu. Na základě délky mobility, případně doplněné o dny na cestu, vypočítá ZO RUP výši nároku na grant na pobytové a cestovní náklady. Tato částka představuje maximální možnou výši grantu určenou na mobilitu, která může být hrazena z programu Erasmus+.
• Přijíždějícím účastníkům bude v hotovosti na pokladně RUP v plné výši vyplacen paušálem stanovený finanční příspěvek na mobilitu bezprostředně po uzavření Účastnické smlouvy na ZO RUP.  Přijíždějící zaměstnanec na pokladně musí předložit podepsanou Účastnickou smlouvu a doklad totožnosti. Finanční příspěvek má dvě části:
  • Pobytové náklady: výše stanoveného paušálního příspěvku je 140 EUR na den, případně od 15. dne pobytu 98 EUR na den.
• Cestovné: stanoveno podle vzdálenostních pásem následovně:

• Vzdálenost mezi Univerzitou Palackého a partnerskou institucí si můžete ověřit na webové stránce: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_cs

  Příspěvek na zaměstnanecké mobility pro vyjíždějící účastníky je stanoven paušálem ve výši 180 EUR na den, případně od 15. dne pobytu 126 EUR na den. Cestovné je stanoveno dle vzdálenostních pásem, částka představuje maximální možnou výši grantu určenou na cestovní náklady, která bude hrazena z programu Erasmus+. Česká legislativa umožňuje proplacení mobility pouze formou cestovních náhrad. Paušální ustanovení jsou pro vás tedy pouze jakýmsi stropem, do něhož byste se měli vejít. Grant bude vyplacen (formou refundace CP) na základě reálných nákladů souvisejících s danou mobilitou a na základě dodaných dokumentů a účtenek v Cestovním příkazu. Svoji mobilitu budete tedy řešit standardně formou Cestovního příkazu.

Cestovní příkaz

• Před každou mobilitou je nutné vyplnit platný formulář Cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě (dále jen CP) se všemi náležitostmi a nechat jej schválit. CP je nutné vyplnit s dostatečným předstihem před začátkem mobility.
• Na mobilitu není možné vycestovat bez podpisu Účastnické smlouvy a vyřízeného CP.
• Vzhledem k povinnosti zaměstnavatele poskytnout účastníkovi mobility financování nejpozději první den mobility, je nutné mít na cestu poskytnutou zálohu.
• Zdroj financování CP zjistíte na svém pracovišti. Náklady CP budou na pracoviště převedeny až na základě Žádosti o refundaci, v návaznosti na uzavření a zaúčtování CP, finální kontrolu všech dokumentů a dokladů a to včetně doložených dokladů o doplatku či vratce k CP.
• V rámci aktivity KA107 má zaměstnanec nárok na kapesné, pokud svými předpokládanými náklady nepřekročí celkový paušálem stanovený limit 180 EUR na den (ten je tvořen nárokem na stravné, kapesné, ubytování a MHD).
• Je třeba volit ekonomický způsob dopravy a ubytování v souladu s ustanoveními UP.
• Auto je možné použít pouze po předchozím schválení ZO RUP, náhrada bude poskytnuta formou ekvivalentu ceny jízdenky nejekonomičtěji zvoleného veřejného dopravního prostředku na bázi doloženého dokladu vystaveného/potvrzeného oficiálním dopravcem.
• K vyúčtování CP je nutné mít připraveny řádně zpracované podklady. Doklady musí být nalepené na papíře formátu A4, doklady se vzájemně nesmí překrývat, musí být čitelné (razítko, podpis, částka i měna dokladu), roztříděné podle druhu výdaje a měny. Není-li to z dokladu patrné, případně je-li doklad v jiném než českém či anglickém jazyce, je nutno doplnit popisem vysvětlujícím, o jaký druh nákladu se jedná.
• Náklady na nákup knih, kopírování, vstup do muzeí, knihoven, atp. nemohou být součástí CP. Fakulty na tyto náklady získávají samostatné financování z programu Erasmus+.
• Po vyúčtování elektronického Cestovního příkazu jej vytiskněte a předejte referentce zpracovávající CP na Vaší fakultě s informací, že se jedná o mobilitu v rámci programu Erasmus+.
• Referentce zpracovávající CP je nutno také předložit podepsanou Účastnickou smlouvu minimálně k nahlédnutí.

Referentky zpracovávající CP/refundace programu Erasmus+:

RUP     Lenka Wolfová, Sylva Berková
CMTF  Mgr. Barbora Svatoňová
FF        Gabriela Beranová
PřF      Petra Hoffmanová
PdF      Marcela Weiglhoferová
FTK      Mgr. Sabina Kubisová
PF        Bc. Eva Grulichová
FZV      Jarmila Vychopeňová

Během pobytu

• Během pobytu na partnerské instituci plní zaměstnanec výukový či pracovní plán tak, jak byl odsouhlasen v Mobility Agreement.
• Je třeba dodržet plánovaný počet odučených či odpracovaných hodin.
• V případě jakýchkoliv problémů neprodleně kontaktujte koordinátora na partnerské instituci a ZO RUP.

Potvrzení o výuce/školení a Závěrečná zpráva

• Na konci pobytu je účastník odpovědný za to, aby si nechal hostitelskou stranou potvrdit Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment, jehož originál dokládá na ZO RUP. Tento dokument není možno přijmout ve formě kopie či skenu.
• Z potvrzení o výuce musí být zřejmý počet výukových dnů a hodin. Počet výukových hodin/odpracovaných dnů potvrzených zahraniční stranou se musí shodovat s počtem výukových dnů/odpracovaných hodin, uvedených v Mobility Agreement, případně může být vyšší. V případě nižšího potvrzeného počtu dnů/hodin dochází ke krácení původně přiděleného grantu. Minimálně požadovaný počet odučených hodin je 8 a odpracovaných 5 pracovních dnů jinak není mobilita uznatelná v rámci aktivity KA107.
• Zaměstnanec je povinen vyplnit Závěrečnou zprávu formou online dotazníku (EU Survey). Výzvu k vyplnění online dotazníku obdrží zaměstnanec po skončení výukového pobytu/školení na e-mail uvedený v Účastnické smlouvě. Závěrečnou zprávu je nutno vyplnit co nejdříve, nejpozději do 10 dnů od ukončení mobility.

Závěrečné vyúčtování

• Vyúčtování cestovního příkazu bude provedeno na pracovišti zaměstnance. Zaměstnanec příslušné referentce předá veškeré doklady za ubytování, cestovné, aj. a dále se bude řídit jejími pokyny.
• Zaměstnanec odevzdá přímo na ZO RUP originál potvrzeného formuláře Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment. Tento dokument není součástí CP.

Dokumenty

• Mobility Agreement
• Účastnická smlouva
• Potvrzení o výuce/školení
• Závěrečná zpráva (EU Survey)
• U přijíždějících zaměstnanců je před uskutečněním mobility vyžadováno navíc „Potvrzení o pojištění léčebných výloh“.

Dokumenty ke stažení naleznete v sekci Dokumenty - Mezinárodní kreditová mobilita (KA107)